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SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

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El Sistema de Trámite Documentario, es una parte del Sistema Integrado de Administración Municipal (SIAM), un sistema que le ayudara a llevar a cabo eficientemente la gestión de todos los documentos externos e internos en una Municipalidad, Ayuntamiento, u otra institución.

1. Obtetivo:

El Objetivo principal del Sistema de Tramite Documentario es permitir a las organizaciones tener un control de la ubicación física y lógica de la documentación que llega y fluye dentro de ella, así como de la que se genera al interior de la misma.

2. Alcance:

El sistema incluye los siguientes procesos:

Registro de Documentos (Internos y externos)
Despacho electrónico de los expedientes
Recepción electrónica de los expedientes.
Archivo y Digitalización de los expedientes
Consulta de Ubicación/Estado de un Documento a nivel local
Consulta de Ubicación/Estado de un Documento desde INTERNET.

3. Beneficios:

El personal involucrado goza de los siguientes beneficios:

Semaforización de Documentos en base a la fecha de recepción.

01 día color normal
02 días color verde
03 días color ámbar
04 días color Rojo

Esta semaforización es automática y va cambiando de color los documentos en base a la cantidad de días transcurridos en cada oficina, esto obliga a los funcionarios atender los documentos en el tiempo más urgente. (Será vergonzoso tener el buzón de documentos en rojo)
Disminución del tiempo promedio en el trámite o atención de un documento, debido a que se eliminan las tareas repetitivas, evitando olvidos y/o documentos traspapelados.
Aumento en la productividad gracias a la implantación de procesos lógicos para la atención de la documentación.
Aumento de la efectividad por la disminución significativa de la cantidad de actividades manuales que son las más susceptibles a errores.
Ahorro considerable del tiempo al no tener que sumergirse en voluminosos archivos físicos para ubicar un determinado documento.
Estandarización de la documentación a nivel de la institución, gracias a que nuestro sistema se integra plenamente a Microsoft Word y Word Open Office. El sistema le permite Generar Informes, memorandums, proveídos, etc. Mediante plantillas estándares de la institución. (Administración de la Ofimática institucional)
Si la Municipalidad es usuaria de los demás módulos del SIAM el sistema le integra automáticamente los documentos internos.

4. Algunas Capturas:

El Sistema Cuenta con su Propio Procesador de Texto

Generación de un Documento Virtual

Nota.- Este formato es deberá ser cortado por las líneas punteadas, la parte inferior para el gestor del documento quien con esta información podrá hacer seguimiento a su trámite.